Guidelines and Procedures in Reporting Regional Accomplishments

January 5, 1982 REVENUE MEMORANDUM ORDER NO. 04-82 SUBJECT : Guidelines and Procedures in Reporting Regional Accomplishments TO : All Regional Directors, Chief of Branches, Revenue District Officers, Unit Heads and Others Concerned I. Basis and Objectives A review of the administrative reports required from the Revenue Regional Offices showed that there are too many forms submitted by said offices, some of which are already obsolete or are duplicating. This Order is issued to simplify the reporting requirements without sacrificing information needs of top management. It has the following objectives: A. To promulgate policies, procedures and guidelines on reporting regional accomplishments which shall provide top management with information for decision making and serve as basis for evaluating regional performance; B. To abolish obsolete forms and prescribe new formats for those that can be consolidated; C. To insure uniform and accurate reporting of regional accomplishments; and D. To provide a basis for preparing the BIR's annual accomplishment report. II. Policies A. Beginning January 4, 1982, only the Regional Accomplishment Reports prescribed in this Order shall be submitted by Revenue Regional Offices. cdt B. The following reports were found obsolete and its use shall be discontinued: 1. Report on Collections compared to Goals, Unnumbered Memorandum of the Commissioner dated April 19, 1977; 2. Report on Collection by Source, Unnumbered Memoranda of the Commissioner dated April 19, 1977 and June 20, 1977; 3. Report on Collection by Kind of Tax, Unnumbered Memorandum of the Commissioner dated December 13, 1975; 4. Consolidated WDL Monthly Status Report (WER Form 4), Revenue Memorandum Order No. 35-73 dated September 27, 1973; 5. Quarterly Status Report on Work Plans, Unnumbered Memorandum of the Commissioner dated January 5, 1981; 6. Details, Assessments - Collections During the Month (BIR Form No. 19.48 Revised January 2, 1957), Revenue Memorandum Circular No. 10-66 dated February 29, 1966; and 7. Summary of Monthly Performance (BIR Form 19.46, Revised January 2, 1957), Revenue Memorandum Circular No. 10-66 dated February 29, 1966. C. The following forms are revised to conform with the aforementioned objectives: 1. BIR Form 40.21, Regional Accomplishment Report 2. BIR Form 40.01, Summary of Assessment and Collection Activities of the RDO's and Office Audit Section III. Prescribed Forms A. Regional Accomplishment Report - BIR Form 40.21 Revised, 1981 (Attachment A). The amended Form 40.21 is the basic report on the overall regional accomplishments. It is divided into six (6) parts namely: Part I - Collection Part II - Assessment Part III - Tax Fraud Cases Part IV - Legal Enforcement Part V - General Administration Part VI - Fiscal Operations Guidelines and instructions for accomplishing this report are attached to every part thereof. The general instructions are applicable to all portions of the report while the specific instructions and guidelines pertain to a particular part. The latter also indicates all attachments to be submitted together with Form 40.21 report. casia The report shall be prepared in three (3) copies. All copies for submission to the Central Office shall be transmitted in one (1) package to the Financial and Management Service. The distribution of each portion of the report to the end-users shall be the responsibility of the Management Division which shall be as follows: 1. Original copy of one (1) complete set - to the Financial and Management Service; 2. Duplicate copies of: Part I Collection Office Part II National Assessment Office Part III Tax Fraud Cases Part IV Legal Office Part V Personnel & Administrative Service Part VI Accounting and Budget Division 3. The triplicate copy of one (1) complete set - Regional Office file. 4. Two complete sets of the gross collection reports submitted by each RDO to their respective Regional Offices shall likewise be forwarded to the Central Office together with the Form 40.21 report. One copy shall be attached to the original of the report and the other copy to be given to the Statistical Division. aisa dc B. Summary of Assessment and Collection Activities of the RDO's and Office Audit Section - BIR Form 40.01 Revised, 1981. This monthly report consolidates the assessment and collection activities of the Office Audit Section and the district offices of a Revenue Region. It is based on the individual examiner's monthly performance report shown in the Record of Investigation, Appendices C-1, C-2, C-3, C-4 and C-5 of RMO 14-81 dated April 2, 1981. The Assessment Branch shall prepare the report in triplicate and submit the same within ten (10) days of the succeeding month to the following offices: Original Office of the Regional Director Duplicate National Assessment Office Triplicate Assessment Branch file copy The copy for the National Assessment Office shall be submitted together with the copies of the Record of Investigation and the transmittal list required under RMO 14-81. The transmittal letter shall also include the list of examiners who failed to submit their Monthly Performance Report. The revised form (Attachment B) replaces the old Form 40.01 (1-5). IV. Repealing Clause This Order supersedes or modifies RMO 30-72 dated September 25, 1972 as amended by RMO 26-80 dated July 8, 1980 or any other circulars, memorandum orders or other issuances which are inconsistent herewith. casia V. Effectivity This Memorandum shall take effect beginning January 4, 1982. RUBEN B. ANCHETA Acting Commissioner The Commissioner Bureau of Internal Revenue National Office Building Diliman, Quezon City Attention: The Revenue Service Chief (Financial & Management) S i r: I have the honor to submit herewith two copies of the report of accomplishments and activities of this Region as required under RMO _____, dated ______ for the quarter ending ________, 19__, with the following attachments: 1. Two copies of each of the Revenue District Offices' report on Gross Collection 2. Three copies each of the following reports: a) Physical Report of Operations (Budget Form 132) b) Financial Report of Operations (Budget Form 131) c) Report of Actual Cash Utilization (Budget Form 134-A) Very truly yours, _________________ Regional Director ATTACHMENT A GENERAL INSTRUCTIONS 1. The Regional Director shall attest to the veracity and accuracy of the Regional Accomplishment Report submitted in the attached format. 2. The collation, review and timely submission of all portions of the report is the responsibility of the Assistant Regional Director. 3. The Chief of Branch/Revenue District Office or the Official responsible for the preparation of the report shall certify to the correctness of his portion of the report and shall initial all pages thereof. 4. All blanks provided for in this form shall be properly filled up. Indicate "None", if there are no cases or amounts corresponding to the data called for. 5. The outstanding balance at the end of the preceding month/quarter shall be entered as the beginning balance for the following month/quarter, unless adjustments have been made. The adjustments shall, however, be explained. cda 6. Definition - a) Transfer-in - These are accounts/cases from other regions transferred into your region's area of responsibility. b) Transferred-out - These are accounts/cases involving taxpayers who transferred from your region's area of responsibility. 7. All cases transferred-out shall be listed in additional sheets indicating where said cases were sent or forwarded. 8. All copies of the reports for submission to the National Office shall be transmitted in one package to the Financial & Management Service. 9. The quarterly status report on the work plan submitted by each branch shall now be presented in the format provided in this report. "Problems met" and "Recommended Solution" shall be stated in clear and concise statements. 10. Whenever the spaces in the forms are not adequate, additional sheets shall be used. PART I COLLECTIONS SPECIFIC INSTRUCTIONS & GUIDELINES A. Gross Collections (To be prepared by the Revenue District Offices and consolidated by the Collection Branch) This portion of the report presents the regional actual monthly and quarterly collections for the current and previous years. Gross collections shall be classified by source and by kind of tax. The total of these two classifications must tally. 1. Collection by Source is classified as : a) Voluntary compliance collections from taxpayers based on their returns filed as provided under the various sections of the NIRC. b) Investigation deficiency taxes collected. c) Cash Collections from delinquent accounts collections on past due accounts which may have been either assessed or demanded or those voluntarily declared by taxpayers per returns filed but were not paid within the time prescribed by law. 2. Collections by Kind of Tax is classified as follows : a) Income Tax which is further broken down into (a-1) Individual; (a-2) Corporation; (a-3) Withholding i.e., withholding from wages and salaries and expanded withholding taxes; and (a-4) capital gains tax on real property transfers (individuals) on stock transactions b) License/Business Tax which is broken down into Fixed; Sales and other Percentage Taxes. c) "Others" refer to taxes not falling under Income or License/Business Taxes like Transfer Tax, Documentary Stamp Tax, Amnesty Tax, Mining Tax and miscellaneous taxes such as Amusement Tax, Tax on Banks and Financial Intermediaries, Tax on Insurance Premium, Firearms & Dealer's License Fees, Public Forest Revenue, etc. To the total collection by kind of tax, add collection from Specific Taxes, if any, in order to arrive at the total gross collections. B. Collectible Accounts Data on this portion of collection must tally with the figures in the Form 12.53 report, General Control Ledger. Collectible accounts for action comprise: 1. Those carried forward from preceding month/quarter; 2. New Accounts per Form 40.00 which includes accounts assessed by the Regional Office, all of which may come from: cd i a) deficiency assessments b) unvalidated RTRs - Pursuant to Part III-F-2-f of RMO No. 30-78, as amended, the accounts demanded in the collection letter which arose from non-payment of taxes as indicated in the RTR issued, which may include only increments due to delinquency or the full amount demanded if the basic tax has not yet been set up as a receivable at the Data Processing Center. c) dishonored checks received during the month/quarter and set up in the Special Form 40.00. 3. ITR Accounts - These represent unpaid taxes due per return as shown in the Data Processing Center's listings. 4. Collectible Accounts received from the National Office for collection - These include accounts assessed by the National Office regardless of amounts which were transmitted to the Region for collection. 5. Actions on collectible accounts are: a) Paid In Full - These are accounts closed due to full payment. Where an account is fully paid, reflect only the amount of the original assessment. Additional amounts due to penalties and interest shall be entered in line 3 under memorandum entries, page 2 of this report. b) Cases cancelled by ATCA. 6. Memorandum Entries - a) Partial payments - These involve accounts being paid in installments. acd b) Protested collectibles - These are accounts, the collection of which have been suspended pending resolution of protests filed by the taxpayers. c) Additional amounts due to late payment such as surcharges, interests, and compromise penalties. C. Warrants of Distraint and/or Levy or Garnishment 1. WDLs Handled - these involve delinquent accounts covered by WDLs. WDLs issued represents delinquent accounts where WDLs have been prepared and served or ready for service. National Accounts cases (above P20,000) whose WDLs were prepared in the National Office and referred to your region for service and execution. WDLs closed includes cases where amount due has been paid in full and those cancelled where taxpayer either: acd a) availed of tax amnesty, or b) his protest was found meritorious Others Returned WDLs for reasons shown in WER Form 1, paragraph III, e to h. Balance at the End of the Month represents all the cases covered by WDLGs that are pending in the unit making the report. Such balance shall include cases wherein the warrants were issued and served, property seized by distraint or by levy or by garnishment but the execution of which have not been completed. These cases shall require further action to fully terminate and extinguish the tax liability. D. Civil Fruits These refer to the income derived from properties forfeited in favor of the government, such as sale of palay, vegetables, fruits and the like, or rentals on lands or building, etc. E. Monthly Reports for Submission This is a checklist of reports required of Collection Agents for submission to the Accounting Division. If all required reports have been submitted, check the column "All Reports Submitted". If not, indicate the number of reports not yet submitted for the particular month under the column "No. of Reports Not Submitted". As supplementary information, list the reports due but not yet submitted. Information on this shall be secured by the Collection Branch from the Revenue District Offices. cd F. Quarterly Status Report on Annual Work Plan (Collection) A consolidated progress report on collection activities vis-a-vis the work plan shall be presented in the prescribed format. ANNEX B PART I - COLLECTIONS SPECIFIC INSTRUCTIONS & GUIDELINES A. Gross Collections (To be prepared by the Revenue District Offices and consolidated by the Collection Branch) This portion of the report presents the regional actual monthly and quarterly collections for the current and previous years. Gross collections shall be classified by source and by kind of tax. The total of these two classifications must tally. 1. Collection by Source is classified as : a) Voluntary compliance - collections from taxpayers based on their returns filed as provided under the various sections of the NIRC. b) Investigation - deficiency taxes collected. c) Cash Collections from delinquent accounts - collections on past due accounts which may have been either assessed or demanded or those voluntarily declared by taxpayers per returns filed but were not paid within the time prescribed by law. acd 2. Collections by Kind of Tax is classified as follows : a) Income Tax which is further broken down into (a-1) Individual; (a-2) Corporation; (a-3) Withholding i.e., withholding from wages and salaries and expanded withholding taxes; and (a-4) capital gains tax - on real property transfers (individuals) - on stock transactions PART I - COLLECTIONS REV. REGION NO. , (Station town/city) _________________ Collection Branch/Revenue District No. ____ (Date of Preparation) For Quarter ending _________, 19___ ______________________________ (Initials of Chief of Branch/District) : ------------------------------------ : : : : : Total for the : (Month) : (Month) : (Month) : Quarter : : ------------------------------------: : Previous : Current : Previous : Current : Previous : Current : Previous : Current : : Yr. : Yr. : Yr. : Yr. : Yr. : Yr. : Yr. : Yr. : : ------------------------------------: : : : : : : : : : A. Gross Collection : : : : : : : : : 1. By Source : : : : : : : : : a) Voluntary : : : : : : : : : Compliance : P : P : P : P : P : P : P : P : b) Investigation : : : : : : : : : c) Cash Collection : : : : : : : : : from Delinquent : : : : : : : : : Accounts : : : : : : : : : : : : : : : : : : T O T A L : P : P : P : P : P : P : P : P : : : : : : : : : : 2. By Kind of Tax : : : : : : : : : a) Income Tax : : : : : : : : : a-1) Individual : P : P : P : P : P : P : P : P : a-2) Corporation : : : : : : : : : a-3) Withholding : : : : : : : : : Tax : : : : : : : : : i) From Salaries : : : : : : : : : and Wages : : : : : : : : : ii) Expanded : : : : : : : : : Withholding : : : : : : : : : a-4) Capital Gains : : : : : : : : : : : : : : : : : : 3. License/Business : : : : : : : : : a) Fixed Taxes : : : : : : : : : b) Sales Taxes : : : : : : : : : c) Other Percentage : : : : : : : : : Taxes : : : : : : : : : : : : : : : : : : 4. Others : : : : : : : : : a) Transfer Tax : : : : : : : : : b) : : : : : : : : : c) : : : : : : : : : d) : : : : : : : : : : : : : : : : : : T O T A L : P : P : P : P : P : P : P : P : : : : : : : : : : TOTAL COLLECTION : : : : : : : : : EXCLUDING SPECIFIC : : : : : : : : : TAX : : : : : : : : : : : : : : : : : : Specific Tax : : : : : : : : : TOTAL GROSS : : : : : : : : : COLLECTION : P : P : P : P : P : P : P : P : : __________________________________________________________________ : REV. REGION NO. ______, _______________ __________________ For Quarter Ending ________, 19__ Collection Branch (Date of Preparation) ____________________________ (Initials of Chief of Branch/District) : ----------------------------------- : : _________, 19___ : ________, 19___ : ________, 19___ :TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : : (Month) :THIS QUARTER : ----------------------------------- : : No. of : : No. of : : No. of : : No. of : : : Cases : Amount : Cases : Amount : Cases : Amount : Cases : Amount : : ----------------------------------- : B. Collectible Accounts : : : : : : : : : 1. Carried forward from : : : : : : : : : preceding month/ : : : : : : : : : quarter : : : : : : : : : : : : : : : : : : Add: : : : : : : : : : : : : : : : : : : 2. New Accounts (per : : : : : : : : : Form 40.00) : : : : : : : : : a) deficiency assess- : : : : : : : : : ments : : : : : : : : : b) Accounts arising : : : : : : : : : from unvalidated : : : : : : : : : RTRs : : : : : : : : : c) Accounts arising : : : : : : : : : from dishonored : : : : : : : : : checks : : : : : : : : : : : : : : : : : : 3. ITR Accounts : : : : : : : : : : : : : : : : : : 4. Collectible accounts : : : : : : : : : received from the : : : : : : : : : National Office for : : : : : : : : : collection : : : : : : : : : : : : : : : : : : 5. Transfer-in accounts : : : : : : : : : (including accounts : : : : : : : : : arising from dishonored : : : : : : : : : checks) : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTAL FOR ACTION : : : : : : : : : : : : : : : : : : Less: : : : : : : : : : : : : : : : : : : 6. Acted Upon : : : : : : : : : a) Paid in Full : : : : : : : : : a-1) deficiency : : : : : : : : : assessments : : : : : : : : : a-2) accounts arising : : : : : : : : : from unvalidated : : : : : : : : : RTRs : : : : : : : : : a-3) accounts arising : : : : : : : : : from dishonored : : : : : : : : : checks : : : : : : : : : a-4) ITR accounts : : : : : : : : : a-5) Collectible : : : : : : : : : accounts re- : : : : : : : : : ceived from the : : : : : : : : : National Office : : : : : : : : : : : : : : : : : : b) Cancelled by ATCA : : : : : : : : : b-1) deficiency : : : : : : : : : assessments : : : : : : : : : b-2) accounts arising : : : : : : : : : from unvalidated : : : : : : : : : RTRs : : : : : : : : : b-3) accounts arising : : : : : : : : : from dishonored : : : : : : : : : checks : : : : : : : : : b-4) ITR Accounts : : : : : : : : : b-5) Collectible : : : : : : : : : accounts re- : : : : : : : : : ceived from the : : : : : : : : : National Office : : : : : : : : : : : : : : : : : : c) Transferred-out : : : : : : : : : c-1) deficiency : : : : : : : : : assessments : : : : : : : : : c-2) accounts arising : : : : : : : : : from unvalidated : : : : : : : : : RTRs : : : : : : : : : c-3) accounts arising : : : : : : : : : from dishonored : : : : : : : : : checks : : : : : : : : : c-4) ITR Accounts : : : : : : : : : c-5) Collectible : : : : : : : : : accounts re- : : : : : : : : : ceived from the : : : : : : : : : National Office : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTAL ACTED UPON : : : : : : : : : : : : : : : : : : BALANCE AT THE END : : : : : : : : : OF MONTH/QUARTER : : : : : : : : : : : : : : : : : : d) Memorandum : : : : : : : : : Entries: : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Partial Payment : : : : : : : : : 2. Protested Collectibles: : : : : : : : : 3. Additional amounts : : : : : : : : : due to penalties e.g. : : : : : : : : : surcharge, interest, : : : : : : : : : and compromise : : : : : : : : : penalties : : : : : : : : : REV. REGION NO. , (Station town/city) _________________ (Date of Preparation) For Quarter ending _________, 19___ ______________________________ (Initials of Chief of Branch/District) C. Warrants of Distraint and/or Levy and Garnishment : ----------------------------------- : : _________________, 19______ : _________________, 19_____ : : ----------------------------------- : : No. of : : No. of : : No. of : : No. of : : : Cases : AMOUNT : Cases :AMOUNT : Cases :AMOUNT : Cases : AMOUNT : : ----------------------------------- : 1. WDLs Handled : : : : : : : : : : : : : : : : : : a) Carried forward from : : : : : : : : : preceding month/ : : : : : : : : : quarter : : : : : : : : : b) Add: (a-1) WDLs : : : : : : : : : issued : : : : : : : : : (a-2) Transfer-In : : : : : : : : : Cases : : : : : : : : : (a-3) National : : : : : : : : : accounts : : : : : : : : : : : : : : : : : : Total Cases Handled : : : : : : : : : : : : : : : : : : c) Less: (c-1) WDLs : : : : : : : : : closed : : : : : : : : : (c-2) Transfer- : : : : : : : : : Out cases : : : : : : : : : (a-3) Others : : : : : : : : : (Specify) : : : : : : : : : : : : : : : : : : BALANCED AT THE END : : : : : : : : : OF THE MONTH/ : : : : : : : : : QUARTER : : : : : : : : : : : : : : : : : : 2. Memo : : : : : : : : : : : : : : : : : : a) WDLs served : : : : : : : : : b) WDLs with Notice of : : : : : : : : : Tax Lien : : : : : : : : : c) Cases with Warrant of : : : : : : : : : Garnishment : : : : : : : : : d) Cases with Writs of : : : : : : : : : Execution served : : : : : : : : : e) Execution of WDLs : : : : : : : : : suspended: : : : : : : : : : (e-1) protest of tax- : : : : : : : : : payer given due : : : : : : : : : course : : : : : : : : : (e-2) property under : : : : : : : : : custodia legis : : : : : : : : : : ----------------------------------- : : _________________, 19______ : TOTAL FOR THIS QUARTER : : ----------------------------------- : : No. of : : No. of : : No. of : : No. of : : : Cases : AMOUNT : Cases :AMOUNT : Cases :AMOUNT : Cases : AMOUNT : : ----------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 3. Personnel Utilized for Collection Enforcement REV. REGION NO. ______, (Station town/city) __________________ For Quarter Ending _________, 19___ Collection Branch (Date of Preparation) ____________________________ (Initials of Chief of Branch/District) : ----------------------------------- : : _________, 19___ : _________, 19___ : _________, 19___ : TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : (Month) : THIS QUARTER : : ----------------------------------- : : No. of : : No. of : : No. of : : No. of : : : Cases : Amount : Cases : Amount : Cases : Amount : Cases : Amount : : ----------------------------------- : D. Forfeited Properties : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Carried forward from : : : : : : : : : preceding month/ : : : : : : : : : quarter : : : : : : : : : Add: : : : : : : : : : 2. Newly forfeited : : : : : : : : : properties : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTAL FOR ACTION : : : : : : : : : : : : : : : : : : Less: : : : : : : : : : 3. Acted Upon: : : : : : : : : : : : : : : : : : : a) Sold at public auction : : : : : : : : : (Sec. 312, 313 and : : : : : : : : : 316, NIRC) : : : : : : : : : b) Private/Negotiated : : : : : : : : : Sale (Sec. 316, NIRC) : : : : : : : : : c) Redeemed properties : : : : : : : : : d) Absolutely forfeited : : : : : : : : : properties (Sec. : : : : : : : : : 315, NIRC) : : : : : : : : : e) Others (Specify) : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTAL ACTED UPON : : : : : : : : : : : : : : : : : : BALANCE AT THE END : : : : : : : : : OF THE MONTH/ : : : : : : : : : QUARTER : : : : : : : : : : : : : : : : : : Civil Fruits Received : : : : : : : : : (amounts only) * : : : : : : : : : : : : : : : : : : a) Rentals (land, : : : : : : : : : building, etc.) : : : : : : : : : b) Copra : : : : : : : : : c) Coconut : : : : : : : : : d) Palay : : _ : : : : : : : e) Others (Specify) : : : : : : : : : : : : : : : : : : T O T A L : : : : : : : : : : ----------------------------------- : * State property from which fruits were derived. REV. REGION NO. _____, Station town/city) __________________ For Quarter Ending _________, 19___ (Date of Preparation) ___________________________ (Initials, Chief of Branch/District) E. Monthly Reports for Submission to the Accounting Division : ------------------------------------------------ : : : _____________, 19____ : _____________, 19____ : _____________, 19____ : : NAME OF REPORT : (Month) : (Month) : (Month) : : ------------------------------------------------ : : : All Reports : No. of Reports : All Reports : No. of Reports : All Reports : No. of Reports : : : Submitted : Not Submitted : Submitted : Not Submitted : Submitted : Not Submitted : : ------------------------------------------------ : : : : : : : : : : 1. Report of Collection : : : : : : : : (BIR Form 12.31) : : : : : : : : : : : : : : : : 2. Summary Report of : : : : : : : : Collection (BIR Form : : : : : : : : 12.32) : : : : : : : : : : : : : : : : 3. Consolidated Report : : : : : : : : of Internal Revenue : : : : : : : : Collection (BIR Form : : : : : : : : 12.01) : : : : : : : : : : : : : : : : 4. Monthly Report of : : : : : : : : Accountability : : : : : : : : (Gen. Form 16A) : : : : : : : : : : : : : : : : 5. Remittance Advice : : : : : : : : (Gen. Form 14B) : : : : : : : : : : : : : : : : 6. Report of Dishonored : : : : : : : : Checks : : : : : : : : ------------------------------------------------ : LIST OF REPORTS NOT SUBMITTED :----------------------------------------------: : NAME OF UNIT/MUNICIPALITY : REPORT/S NOT SUBMITTED : MONTHS : :----------------------------------------------: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : REV. REGION NO. ____, (Station town/city) ________________ Quarter Ending ___________, 19__ QUARTERLY STATUS REPORT (Date of Preparation) On Work Plan Submitted (Collection) _________________________ (Initials of Chief, Branch/District) -------------------------------------------------- SPECIFIC PROGRAMS/ : PROGRESS/STATUS REPORT : : ACTIVITIES :---------------- : PROBLEMS MET ON : PROPOSED ADDITIONAL IMPLEMENTED : GOAL : ACTUAL : % INCREASE/ : IMPLEMENTATION : ACTION TO BE TAKEN : : : (DECREASED) : : -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : ATTACHMENT B INSTRUCTIONS & GUIDELINES 1. This form shall be accomplished in triplicate by the Assessment Branch based on the Record of Investigation Appendices C-1, C-2, C-3, C-4 and C-5. 2. The report shall be submitted monthly within ten (10) days of the succeeding month, to the following offices: Original Office of the Regional Director Duplicate National Assessment Office Triplicate Assessment Branch's file copy 3. The copy for the National Assessment Office shall be accompanied by the Record of Investigation with the transmittal list as required under RMO No. 14-81 dated April 2, 1981. 4. In filling up the columns for "by kind of tax" the total derived per district office under each kind of tax shall be reported in the appropriate column. The difference between the actual against the goals for both assessment and collection shall likewise be shown. 5. Under no. of cases/dockets, tax investigation cases shall be reported separately from dockets. aisa dc a) Handled shall include those assigned during the month and those still outstanding from previous month/s. b) Closed means the required action has been completed. c) Pending refers to those cases/dockets for action which are still in the possession of the examiner. III. NUMBER OF TAX INVESTIGATION CASES/DOCKETS -------------------------------------------------- : : TAX INVESTIGATIONS : D O C K E T S : : : ---------------- : ----------------- : : UNIT OF ORGANIZATION : Handled : Closed : Pending : Handled : Closed : Pending : -------------------------------------------------- : : : : : : : : : RDO No. ____, _____________ : : : : : : : : RDO No. ____, _____________ : : : : : : : : RDO No. ____, _____________ : : : : : : : : RDO No. ____, _____________ : : : : : : : : Office Audit Section : : : : : : : : : : : : : : : : TOTALS : : : : : : : -------------------------------------------------- Certified Correct: ___________________________ Chief, Assessment Branch BIR Form No. 40.01 SUMMARY OF ASSESSMENT & COLLECTION (Revised 1981) ACTIVITIES OF THE RDOs and OFFICE AUDIT SECTION REVENUE REGION NO. _____, ___________ For the Month of __________, 19_____ I. ASSESSMENTS -------------------------------------------------- : BY KIND OF TAX : T O T A L : UNIT OF ORGANIZATION : ------------------- :---------------- : : Income : Business : Transfer : Other : Actual : Estimated : Excess : : Tax : Tax : Tax : Taxes : : Goal : (Deficiency) : -------------------------------------------------- : P : P : P : P : P : P : P : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : : : : : : : : : Office Audit Section : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTALS : : : : : : : : -------------------------------------------------- II. COLLECTIONS -------------------------------------------------- : BY KIND OF TAX : T O T A L : UNIT OF ORGANIZATION : ------------------- :---------------- : : Income : Business : Transfer : Other : Actual : Estimated : Excess : : Tax : Tax : Tax : Taxes : : Goal : (Deficiency) : -------------------------------------------------- : P : P : P : P : P : P : P : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : RDO No. ____, __________ : : : : : : : : : : : : : : : : Office Audit Section : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : TOTALS : : : : : : : : C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on Special Investigations and pertinent activities of Revenue Region _____________ for the quarter ending ___________ ,19___. cdtai __________________________ Unit Head Special Investigations Attested: ___________________________ Regional Director C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on Collection and pertinent activities of Revenue Region _______, including the gross collection reports of each Revenue District Office for the quarter ending ___________ ,19____. _______________________ Chief, Collection Branch Attested: _____________________ Regional Director PART IV- LEGAL ENFORCEMENT REV. REGION NO. , _______ ________________ For Quarter ending _________, 19___ Legal Branch Date _________________________ Initial, Chief of Branch : ------------------------------------ : : ________ 19, ___ : _______ 19, ____ : _______ 19, ____ : TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : (Month) : THIS QUARTER : : ------------------------------------ : : No. of : : No. of : : No. of : : No. of : : : Cases : AMOUNT : Cases : AMOUNT : Cases : AMOUNT : Cases : AMOUNT : : ------------------------------------ : : : : : : : : : : A. Protested Cases : : : : : : : : : 1. Carried forward from : : : : : : : : : preceding month :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : Add: : : : : : : : : : 2. Now Protested Cases : : : : : : : : : Received :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 3. Transfer-in :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : TOTAL FOR ACTION : : : : : : : : : : : : : : : : : : Less: : : : : : : : : : 4. Acted Upon: :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : a) Adjudicated : : : : : : : : : b) Transferred out to : : : : : : : : : other regions : : : : : : : : : c) Forwarded to : : : : : : : : : National Office :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : TOTAL ACTED UPON :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : BALANCE AT THE END : : : : : : : : : OF THE MONTH :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : B. Tax Cases Filed : : : : : : : : : 1) Civil Cases :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2) Criminal Cases :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : a) Fiscal's Office :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : b) Courts :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : C. Court Cases Won : : : : : : : : : : : : : : : : : : C.A. Civil Cases : : : : : : : : : 1. Income Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2. Business Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 3.Transfer Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 4. Others (Specify) :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : C.B. Criminal Cases : : : : : : : : : : : : : : : : : : D. Court Cases Lost/ : : : : : : : : : Dismissed by Fiscal's : : : : : : : : : Office : : : : : : : : : : : : : : : : : : D.A. Civil Cases : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Income Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2. Business Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 3. Transfer Tax :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 4. Others (Specify) :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : D.B. Criminal Cases : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Court Case :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2. Fiscal's Office :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : E. Tax Cases Forwarded : : : : : : : : : to National Office :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : F. Tax Refund Cases : : : : : : : : : Acted Upon :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : G. Cases Pending End of : : : : : : : : : Month :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : H. Number of Search : : : : : : : : : Warrants Obtained :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : I. Total Collection of the : : : : : : : : : Month :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : J. Apprehension Cases :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : 1. Non-issuance of sales : : : : : : : : : invoices and other : : : : : : : : : violation under : : : : : : : : : PD 1254-1255 :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : 2. Violation of book- : : : : : : : : : keeping regulations :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : 3. Other violations : : : : : : : : : of the Tax Code and : : : : : : : : : other related tax laws :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : K. Investigation and Eva- : : : : : : : : : luation of Evidence : : : : : : : : : Against Erring : : : : : : : : : Personnel :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : L. Issuances : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Rulings :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2. Decisions :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 3. Regional Circular :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 4. Letters of Demand :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 5. Answer to Oral : : : : : : : : : Queries :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 6. Miscellaneous :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : M. Information Returns : : : : : : : : : : : : : : : : : : 1. Received under PD. : : : : : : : : : No. 507 :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 2. Referred for : : : : : : : : : verification :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 3. Report of verifi- : : : : : : : : : cation submitted to : : : : : : : : : the National Office :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 4. Section 27 (NIRC) :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 5. RA 4917 :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : 6. RA 6055 :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : ANNEX C LEGAL BRANCH C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on Legal Enforcement and pertinent activities of Revenue Region _____ for the quarter ending ________, 19 _____. As evidence and approval thereof, the undersigned had set his initials on all pages of said report. ___________________ Chief, Legal Branch Attested: ______________________ Regional Director ANNEX D PART V - GENERAL ADMINISTRATION SPECIFIC INSTRUCTIONS AND GUIDELINES 1. This portion of the report shall be prepared by the Administrative Branch. 2. Indicate amounts spent for specific projects in the spaces provided for "Cost Incurred". REVENUE REGION NO. ______, _________ Part V. - GENERAL ADMINISTRATION ADMINISTRATIVE BRANCH _________________ For Quarter Ending __________, 19___ (Date of Preparation) _____________________ Initial, Chief of Branch -------------------------------------- :_______, 19__ :_______, 19__ :_______, 19__ : TOTAL FOR : BENEFITS : : (Month) : (Month) : (Month) : THIS QUARTER : DERIVED : -------------------------------------- : : : : : : Regional Activities : : : : : : : : : : : : 1. Tax Information : : : : : : Campaigns : : : : : : : : : : : : a) Number of : : : : : Campaigns Conducted: : : : : : : : : : : : : 1 - Broadcast Media : : : : : : 2 - Print Media : : : : : : 3 - Interpersonal : : : : : : : : : : : : a) Seminar : : : : : : b) Symposium : : : : : : c) Public Forum : : : : : : d) House to house : : : : : : campaign : : : : : : : : : : : : 4 - Others : : : : : : : : : : : : b) Area Covered (Number : : : : : : and groups covered) : : : : : : : : : : : : c) Cost Incurred :P__________ :P__________ :P__________ :P__________ : : : : : : : : 2. Tax Assistance : : : : : : Activities : : : : : : : : : : : : a) Number of Taxpayers : : : : : : directly served (in the : : : : : : office, by telephone : : : : : : and by mail) : : : : : : : : : : : : b) Number of taxpayers : : : : : : referred to other Units : : : : : : for Assistance : : : : : : : : : : : : c) Number of printed : : : : : : information materials : : : : : : distributed : : : : : : : : : : : : d) Cost Incurred :P__________ :P__________ :P__________ :P__________ : : : : : : : : 3. Training Programs : : : : : : : : : : : : a) Number of Seminars : : : : : : Held : : : : : : b) Number of Training : : : : : : Hours : : : : : : c) Number of Participants : : : : : : d) Cost Incurred :P__________ :P__________ :P__________ :P__________ : : : : : : : : 4. Supplies Procurement: : : : : : : : : : : : : a) Supplies : : : : : : b) Repairs : : : : : : c) Cost Incurred :P__________ :P__________ :P__________ :P__________ : : : : : : : : 5. Personnel Action: : : : : : : : : : : : : a) Recruitment: : : : : : : : : : : : : Beginning - : : : : : : (a) No. of vacancies : : : : : : (b) No. of vacancies : : : : : : filled : : : : : : : : : : : : Balance at the end of the : : : : : : month : : : : : : : : : : : : b) Number of Personnel : : : : : : : : : : : : 1 - Promoted : : : : : : 2 - Transferred : : : : : : 3 - Suspended : : : : : : 4 - Dismissed : : : : : : : : : : : : c) Administrative Action : : : : : : : : : : : : a) Cases carried forward : : : : : : from preceding month : : : : : : Add: : : : : : : b) New Cases : : : : : : : : : : : : Total Handled : : : : : : : : : : : : Less: : : : : : : c) Cases Closed : : : : : : d) Cases forwarded to the : : : : : : National Office : : : : : : : : : : : : Pending Cases : : : : : : : : : : : : ANNEX E C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on General Administration and pertinent activities of Revenue Region _________ for the quarter ending ________________, 19_____. As evidence and approval thereof, the undersigned had set his initials on all pages of said report. cd ____________________________ Chief, Administrative Branch Attested: ______________________ Regional Director ANNEX F PART VI - FISCAL OPERATIONS SPECIFIC INSTRUCTIONS & GUIDELINES This portion is a checklist of reports required to be submitted to the Budget and Accounting Divisions and shall be prepared by the Fiscal Operations Unit. A. Quarterly Reports - The following quarterly reports shall be submitted together with the 4021 report: 1. Physical Report of Operation (Budget Form 132, for submission to the Budget Division) 2. Financial Report of Operations (Budget Form 131, for submission to the Accounting Division, copy furnished, Budget Division) 3. Report of Actual Cash Utilization (Budget Form 134-A, for submission to the Accounting Division, copy furnished, Budget Division) cd i B. Monthly Reports - If all required monthly reports have been submitted to the Accounting Division, check the column "Submitted". If not, check the column "Not Submitted". In the latter case, state the reason for failure to do so and indicate when the requirement can be submitted. ____________________ (Date) REVENUE REGION ___________________ _______________________________________ PART VI - FISCAL OPERATIONS _______________________ Initials, Unit Head For Quarter Ending ___________, 19___ Reports for Submission A. Quarterly Report Attached: 1. Physical Report of Operation (Budget Form 132) 2. Financial Report of Operations (Budget Form 131) 3. Report of Actual Cash Utilization (Budget Form 134-A) B. Monthly Reports Required: : ------------------------------------------------ : : : ______________, 19____ : ______________, 19____ : ____________, 19____ : : NAME OF REPORT : (Month) : (Month) : (Month) : : : -------------------------------------- : : : Sub- : Not : Reason : Sub- : Not : Reason : Sub- : Not : Reason : : : mit- : Submit- : for Non- : mit- : Submit- : for Non- : mit- : Submit- : for Non- : : : ted : ted : Submission : ted : ted : Submission : ted : ted : Submission : : ------------------------------------------------ : : 1. Report of Disbur- : : : : : : : : : : : sement : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 2. Report of TCAA : : : : : : : : : : : Checks Cancelled : : : : : : : : : : : and Issued : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 3. Xerox copies of : : : : : : : : : : : RTR Casuals Pay- : : : : : : : : : : : rolls duly audited/ : : : : : : : : : : : deleted by the Audi- : : : : : : : : : : : tor, BIR Regional : : : : : : : : : : : Office : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 4. Report of Collec- : : : : : : : : : : : tions (Gen. Form : : : : : : : : : : : 99, Report of spe- : : : : : : : : : : : cial collecting : : : : : : : : : : : officers on collections : : : : : : : : : : : other than taxes : : : : : : : : : : : e.g. refunds of : : : : : : : : : : : travelling expenses, : : : : : : : : : : : overpayment of : : : : : : : : : : : salaries etc.) : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : ------------------------------------------------ : C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on Fiscal Operations and pertinent activities of Revenue Region ________ for the quarter ending _____________, 19____. _________________________ Unit Head Fiscal Operations Attested: _________________________ Regional Director ANNEX G PART II - ASSESSMENTS SPECIFIC INSTRUCTIONS & GUIDELINES 1. This part of the report shall be prepared by the Assessment Branch. 2. Pre-audit of returns shall cover refundable and reviewed returns assigned to the examiners in the Office Audit Section. (A.1.) 3. Office audit of tax cases refers to those falling under the investigate jurisdiction of the Office Audit Section. (A.2.) 4. Audit review of Reports of Investigation assigned to the reviewers in the Branch shall include those received from the office audit section and the district offices. (A.3.) 5. Gross Assessments (B) Reinvestigated cases resulting in a revised assessment shall be included under new assessments. The original assessment shall be cancelled by ATCA. 6. Collection from Assessments (C) a) Report on assessments paid after issuance of assessment notice shall be obtained from the Collection Branch. (C.1.) b) Assessments paid immediately after investigation without an issued assessment notice when entered in Form 40.00 shall be segregated from those with issued assessment notices or demand letters. (C.2.) c) Collections from assessments as reported in Part II of Form 40.01 shall be reflected separately so that management would be given data on collection from investigation, the reports of which have not yet been approved (at the Branch level) and the corresponding deficiency assessment not yet reported in Form 40.00 (C.3.). 7. Protested Assessments (E) a) Protested assessments include all assessments where taxpayers filed written protests forwarded/received in the Branch for action. b) Transfer-in protested assessments are those protested assessments transferred into the region's jurisdiction. (E.3.) c) In the case of original assessment reduced/increased, the amount to be entered shall be the amount of original assessment. (E.a 4) 8. Reports of Investigation forwarded to the National Office for approval shall be listed in the prescribed form. (F) 9. The Report on Collections from Specific Tax shall include only those collections resulting from enforcement activities. (H) 10. The information required under Termination Letters shall be cumulated only within the year. (J) 11. Tax Returns Received and Processed (K) a) Only regional returns processed annually from January till December shall be reported. b) "Sent to Respective Regions" refers to those out of region returns received in the region and which were forwarded to the respective regions having jurisdiction over the returns. (K.l.c.) 12. Tax Returns classified as to: a) Field Audit Returns are those subject to investigation by the district offices. b) Office Audit Returns are those subject to office audit investigation. c) Reviewed Returns are those that need not be investigated but has to pass pre-audit. 13. Mark with "X" the appropriate column assigned for every report to indicate submission/non-submission. (L) 14. The "Quarterly Status Report on Work Plans Submitted" represent the progress of the various activities undertaken in relation with the projected assessment goals. For Quarter Ending _______, 19__ Rev. Region No. ____, _________ Date Prepared : --------------------------------- : : ________, 19__ : ________, 19__ : ________, 19__ : TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : (Month) : THIS QUARTER : : --------------------------------- : : : : : : A. Audit and Review of Returns/ : : : : : Cases : : : : : : : : : : 1. Pre-audit of returns : : : : : : : : : : 1. Returns pending at the : : : : : beginning of the month :___________ :___________ :___________ :___________ : Add: : : : : : 2. Returns received during : : : : : the month: : : : : : Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : Reviewed :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL FOR ACTION :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Less: Returns pre-audited: : : : : : Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : Reviewed :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ACTED UPON :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : RETURNS OUTSTANDING : : : : : AT THE END OF THE MONTH :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 2. Office Audit of Tax Cases : : : : : : : : : : 1. Tax cases pending at the : : : : : beginning of the month :___________ :___________ :___________ :___________ : Add: : : : : : 2. Tax cases received during : : : : : the month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL FOR ACTION : : : : : : : : : : Less: Investigations completed :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TAX CASES OUTSTANDING : : : : : AT THE END OF THE MONTH :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 3. Audit Review of Reports of : : : : : Investigation : : : : : : : : : : 1. Reports pending at the : : : : : beginning of the month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Add: : : : : : : : : : : 2. Tax cases received during : : : : : the month: : : : : : Office Audit Cases :___________ :___________ :___________ :___________ : Field Audit Cases :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL FOR ACTION :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Less: Reports reviewed: : : : : : Office Audit Cases : : : : : Field Audit Cases :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ACTED UPON :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : REPORTS OUTSTANDING AT : : : : : THE END OF THE MONTH :___________ :___________ :___________ :___________ : :______________________________________________________________ : : ________, 19__ : ________, 19___ : _______, 19____ : ________, 19____ : : (Month) : (Month) : (Month : (Month) : :----------------------------------: B. Gross Assessments (per :No. of: : No. of: : No. of: : No. of : : Form 40.00) :Cases :AMOUNT : Cases : AMOUNT : Cases : AMOUNT : Cases : AMOUNT : :----------------------------------: : : : : : New Assessments Issued: : : : : : a. Income Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : b. Business Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : c. Transfer Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : d. Other Taxes :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : T O T A L :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : C. Collection from Assessments : : : : : : : : : : 1. Paid after issuance of : : : : : assessment notice : : : : : a. Income Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : b. Business Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : c. Transfer Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : d. Other Taxes :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : T O T A L :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 2. Immediately paid after : : : : : investigation without an : : : : : assessment notice but : : : : : entered in Form 40.00 :___________ :___________ :___________ :___________ : a. Income Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : b. Business Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : c. Transfer Tax :___________ :___________ :___________ :___________ : d. Other Taxes :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : T O T A L :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 3. Collections from assess- : : : : : ments as reported in Form : : : : : 40.01 - Part II (Reports : : : : : not yet actually approved : : : : : and entered in Form 40.00) :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : D. Cancelled by ATCA :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : E. Protested Assessments : : : : : : : : : : 1. Carried forward from : : : : : preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : Add: : : : : : 2. New Protested assessments :___________ :___________ :___________ :___________ : 3. Transfer-in :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL FOR ACTION :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Less: : : : : : 4. Acted Upon : : : : : : : : : : a) Settled : : : : : : : : : : 1) Cancelled :___________ :___________ :___________ :___________ : 2) Paid as originally : : : : : assessed :___________ :___________ :___________ :___________ : 3) Original assessments : : : : : reiterated :___________ :___________ :___________ :___________ : 4) Original assessment : : : : : reduced/increased :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : b) Referred to Legal : : : : : Branch :___________ :___________ :___________ :___________ : c) Transferred-out :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ACTED UPON :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : BALANCE AT THE END OF : : : : : THE MONTH :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : F. Reports of Investigation for- : : : : : warded to National Office for : : : : : Approval (See attached list) :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : G. Assessment on Specific Tax * : : : : : : : : : : New Assessments Issued :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : H. Collections from Specific Tax : : : : : during the month : : : : : Report to be taken from Specific Tax Branch :----------------------------------: : ________, 19__ : ________, 19__ : ________, 19__ : TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : (Month) : THIS QUARTER : :----------------------------------: : : : : : I. Letters of Authority (L/A) : : : : : : : : : : 1. Outstanding Letters of : : : : : Authority issued during the : : : : : preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : Add: : : : : : 2. Letters of Authority issued : : : : : during the month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ISSUED FOR ACTION :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Less: : : : : : 3. Letters of Authority cancelled :___________ :___________ :___________ :___________ : 4. Letters of Authority on com- : : : : : plete cases forwarded to the : : : : : Assessment Branch :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ACTED UPON :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : OUTSTANDING LETTERS : : : : : OF AUTHORITY :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Letters of Authority Revalidated : : : : : : : : : : 1st revalidation :___________ :___________ :___________ :___________ : 2nd revalidation :___________ :___________ :___________ :___________ : 3rd revalidation :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : J. Termination Letters : : : : : : : : : : 1. Termination letters issued : : : : : during the preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : Add: : : : : : 2. Termination letters issued : : : : : during the month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL ISSUED :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : K. Tax Returns Received and : : : : : Processed : : : : : : : : : : 1. Income Tax Returns : : : : : : : : : : a) Carried forward from : : : : : preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Add: : : : : : : : : : : b) Processed :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 1) Individual: :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Annual Returns : : : : : : : : : : - Taxable with tax : : : : : credit :___________ :___________ :___________ :___________ : - Taxable without : : : : : tax credit :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt :___________ :___________ :___________ :___________ : - Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Capital Gains Returns : : : : : : : : : : - Real Estate :___________ :___________ :___________ :___________ : - Shares of Stocks :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : No. of returns sent to DPC :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 2) Corporations: :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Annual Returns : : : : : : : : : : - Taxable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Taxable with : : : : : Refund :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt/Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Information Return : : : : : of Tax Exempt : : : : : Corporation :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Quarterly Corporate : : : : : Returns : : : : : : : : : : - Taxable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Taxable with refund :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt/Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Partnership : : : : : : : : : : - Taxable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Taxable with refund :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt/Refundable :___________ :___________ :___________ :___________ : - General Professional :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : No. of returns sent to DPC :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 3) Withholding Returns : : : : : : : : : : - Withholding Tax at : : : : : Source ** :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : - Quarterly Return of : : : : : Creditable Tax With- : : : : : held at Source :___________ :___________ :___________ :___________ : - Annual Return of : : : : : Creditable Income : : : : : Tax Withheld at : : : : : Source :___________ :___________ :___________ :___________ : - Quarterly Return of : : : : : Final Income Tax : : : : : Withheld at Source :___________ :___________ :___________ :___________ : - Annual Report of : : : : : Final Income Tax : : : : : Withheld at Source :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : - Withholding Tax on : : : : : Wages :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : - Return of Income : : : : : Tax Withheld on : : : : : Wages :___________ :___________ :___________ :___________ : - Annual Reconciliation : : : : : Statement of : : : : : Quarterly Remittance : : : : : of Income Tax With- : : : : : held on Wages :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : No. of returns sent to : : : : : Withholding Tax Division :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL PROCESSED :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : c) Sent to Respective Regions :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 2. Business tax returns : : : : : : : : : : a) Carried forward from : : : : : preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Add: : : : : : : : : : : b) Processed : : : : : : : : : : 1) Fixed :___________ :___________ :___________ :___________ : 2) Percentage, Total :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : - Taxable with tax : : : : : credit :___________ :___________ :___________ :___________ : - Taxable without tax : : : : : credit :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt with tax : : : : : credit :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt without tax : : : : : credit :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL PROCESSED :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 3. Transfer tax returns : : : : : : : : : : a) Carried forward from : : : : : preceding month :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : Add: : : : : : : : : : : b) Processed :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 1) Estate Tax : : : : : : : : : : - Taxable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 2) Donor's Tax : : : : : : : : : : - Taxable :___________ :___________ :___________ :___________ : - Exempt :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL PROCESSED :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : 4. Other Returns : : : : : : : : : : - Franchise Tax Return :___________ :___________ :___________ :___________ : - Auxiliary Invoice of Forest : : : : : Products :___________ :___________ :___________ :___________ : - Auxiliary Invoice of Minor : : : : : Forest Products : : : : : - Removal of Mineral : : : : : Products :___________ :___________ :___________ :___________ : - Bank Tax Returns :___________ :___________ :___________ :___________ : - Premium :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : TOTAL PROCESSED :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : : : : : : 5. Returns classified as to: : : : : : : : : : : a) Field Audit Returns : : : : : : : : : : Individual :___________ :___________ :___________ :___________ : Corporate :___________ :___________ :___________ :___________ : Partnership :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : b) Office Audit Returns :___________ :___________ :___________ :___________ : : : : : : c) Reviewed Returns :___________ :___________ :___________ :___________ : :----------------------------------: ** As collated from the district offices' report on processed returns :----------------------------- : : _______________, 19____ : _______________, 19____ : : (Month) : (Month) : :----------------------------- : : BY KIND OF TAX : BY KIND OF TAX : :----------------------------- : : Inc. : Bus. : Trans. : Others : Inc. : Bus. : Trans. : Others : :----------------------------- : 6. Number of Returns Sent to: : : : : : : : : : : : : : : : : : : FIELD AUDIT RETURNS : : : : : : : : : : : : : : : : : : a) District Offices : : : : : : : : : : : : : : : : : : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : RDO No. ____, _________ :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : b) National Office :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : OFFICE AUDIT RETURNS : : : : : : : : : : : : : : : : : : c) Office Audit Section :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : :----------------------------- : cont. . . . :----------------------------- : : _______________, 19____ : TOTAL FOR : : (Month) : THIS MONTH : :----------------------------- : : BY KIND OF TAX : BY KIND OF TAX : :----------------------------- : : Inc. : Bus. : Trans. : Others : Inc. : Bus. : Trans. : Others : :----------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :____ :________ :________ :________ :_____________ :________ :_____ :_______ : : : : : : : : : : :----------------------------- : I. Monthly Accomplishment Reports for Submission to the National Assessment Office : ------------------------------------------------ : : : __________, 19____ : __________, 19____ : ___________, 19___ : : NAME OF REPORT : (Month) : (Month) : (Month) : : : SUBMIT- : NOT SUB- : SUBMIT- : NOT SUB- : SUBMIT- : NOT SUB- : : : TED : MITTED * : TED : MITTED * : TED : MITTED * : : ------------------------------------------------ : : : : : : : : : : 1. Summary of Assessment & : : : : : : : : Collection Activities of the : : : : : : : : RDOs and Office Audit : : : : : : : : Section : : : : : : : : : : : : : : : : BIR Form 40.01 (Revised : : : : : : : : 1981) (Required of Chief, : : : : : : : : Assessment Branch) :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : : : : : : : 2. Record of Investigation, : : : : : : : : Appendices C-1, C-2, C-3, : : : : : : : : C-4 and C-5 : : : : : : : : (Required of every examiner : : : : : : : : assigned in the Office Audit : : : : : : : : Section and RDOs : : : : : : : : : : : : : : : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : RDO No. ___, ___________ :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : Office Audit Section :________ :________ :________ :________ :________ :________ : : : : ------------------------------------------------ : * State the reason and indicate the date when the report can be submitted. REPORTS OF INVESTIGATION FORWARDED TO THE NATIONAL OFFICE FOR APPROVAL ------------------------------------------------- NAME AND ADDRESS : KIND OF TAX : AMOUNT OF RECOMMENDED : DATE FORWARDED OF TAXPAYER : : DEFICIENCY ASSESSMENT : TO THE NATIONAL OFFICE ------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : ------------------------------------------------- QUARTERLY STATUS REPORT ON WORK PLANS SUBMITTED (Assessment) For the Quarter Ending ___________, 19 ______ -------------------------------------------------- : PROGRESS/STATUS REPORT : : : SPECIFIC PROGRAMS/ : --------------- : PROBLEMS MET ON : PROPOSED ADDITIONAL : ACTIVITIES : GOAL : ACTUAL : % INCREASE : IMPLEMENTATION : ACTION TO BE TAKEN/ : IMPLEMENTED : : : (DECREASE) : : REMARKS : -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on Assessment and pertinent activities of Revenue Region _____________ for the quarter ending ____________, 19 ___. ____________________ Chief, Assessment Branch Attested: ___________________ Regional Director PART III. TAX FRAUD CASES SPECIFIC INSTRUCTIONS & GUIDELINES 1. This part of the report shall be prepared by the Special Investigation Unit. 2. Information and/or Denunciation (A) Refers to information and denunciations received in the Region which serve as the basis for a preliminary investigation of the taxpayers concerned. It may also include those referred by the Tax Fraud Division. 3. Tax Fraud Investigation (B) This shall cover all tax fraud cases referred to or initiated in the region. The status portion shall be a brief progress report on a particular case. 4. Tax Fraud Cases Completed (C) A fraud case shall be deemed completed upon submission to the Regional Director of the Report of Investigation. PART III TAX FRAUD CASES REVENUE REGION NO. ___, _________ For the Quarter Ending ________, 19____ __________________ Date Prepared A. INFORMATION AND/OR DENUNCIATION -------------------------------------------------- DATE : DATE : NATURE : NAME AND ADDRESS OF TAXPAYER : ACTION TAKEN : DISPOSITION ENTERED : RECEIVED : : : : -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : -------------------------------------------------- B.TAX FRAUD INVESTIGATION -------------------------------------------------- L/A : : : : REMARKS : NUMBER : DATE : NAME AND ADDRESS OF TAXPAYER : STATUS : EXAMINER ASSIGNED : -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : -------------------------------------------------- C.TAX FRAUD CASES COMPLETED -------------------------------------------------- DATE : DATE : NAME AND ADDRESS : KIND OF : ASSIGNED : APPROVED : ASSESSMENT STARTED : COMPLETED : OF TAXPAYER : TAX : EXAMINER : RECOM- : OF : : : : : MENDATION : COLLECTION -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : -------------------------------------------------- PART IV - LEGAL ENFORCEMENT SPECIFIC INSTRUCTIONS AND GUIDELINES 1. This portion of the report shall be prepared by the Legal Branch. C E R T I F I C A T I O N TO WHOM IT MAY CONCERN: I hereby certify that the foregoing is a true and accurate report on FISCAL OPERATIONS and pertinent activities of Revenue Region ____ for the quarter ending ____________, 19 ____. _____________________ Unit Head FISCAL OPERATIONS Attested: _____________________ Regional Director QUARTERLY STATUS REPORT ON WORK PLAN SUBMITTED (FISCAL OPERATIONS) For the Quarter Ending __________, 19 _____ ___________________ Date of Preparation ___________________ Initial, Chief of Unit -------------------------------------------------- SPECIFIC PROGRAMS/ : : PROBLEMS/ : PROPOSED SOLUTION ACTIVITIES : STATUS REPORT : CONSTRAINTS : REMARKS -------------------------------------------------- : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : -------------------------------------------------- Attachment A PART I - Collection REVENUE REGION NO. ____, _______ ________________ For Quarter ending _______, __ Collection Branch/District No. ____ (Date of Preparation) ____________________________ (Initials of Chief of Branch/District : -------------------------------- : : : : : TOTAL FOR : : Month : Month : Month : QUARTER : : -------------------------------- : A. Gross Collection : : : : : : : : : : A-1. By Source : : : : : : : : : : 1.1 Voluntary Compliance : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : 1.2 Investigation : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 1.3 Cash Collection from : : : : : Delinquent Accounts : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : TOTAL : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : A-2. By Kind of Tax : : : : : : : : : : 1. Income Taxes : : : : : : : : : : 1.1 Corporate : : : : : : : : : : 1.1.1 Corporate : : : : : 1.1.2 Withholding : : : : : Tax at Source : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : a) Final Withholding : : : : : : : : : : - Interest : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : - Commercial Paper : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : - Stock Transaction : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : - Other Final : : : : : Withholding Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : b) Creditable Withholding : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 1.1.3 Capital gains on stock : : : : : transaction : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 1.2 Individual : : : : : : : : : : 1.2.1 Individual : : : : : 1.2.2 Withholding taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : a) Salaries & Wages : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : b) At Source : : : : : : : : : : i) Final Withholding : : : : : : : : : : - Interest on Bank : : : : : Deposits : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : - Commercial Paper : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : - Stock Transaction : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : - Other final with : : : : : holding tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : ii) Creditable With- : : : : : holding : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 1.2.3 Capital Gains Tax : : : : : : : : : : a) On Real Estate : : : : : Transactions : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : b) On Stock Transactions : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 1.3 Tax Amnesty : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 2. Business Taxes : : : : : : : : : : 2.1 Fixed Taxes : : : : : : : : : : 2.1.1 Graduated Fixed Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.1.2 Other Fixed Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 2.2 Sales Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.3 Compensating Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4 Other Percentage Taxes : : : : : : : : : : 2.4.1 Contractors : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.2 Caterers : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.3 Common Carriers : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.4 Hotels, Motels : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.5 Brokers (stock, real : : : : : estate, etc.) : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.6 Dealers in Securities : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 2.4.7 Others : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 3. Other Taxes : : : : : : : : : : 3.1 Transfer Tax : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : 3.2 Documentary Stamp : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.3 Mining Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.4 Banks/Financial : : : : : Intermediaries : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.5 Insurance : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.6 Franchise : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.7 Amusement : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.8 Forest Charges : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.9 Energy Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.10 Firearms License Fee : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.11 Communication Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.12 Tobacco Inspection Fees : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 3.13 Other Miscellaneous Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : 4. Fines and Penalties : : : : : : : : : : 4.1 Income Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.2 Business Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.3 Excise Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.4 Transfer Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.5 Mining Tax : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.6 Documentary Stamp : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : 4.7 Other Miscellaneous : : : : : Taxes : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : TOTAL : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : : : : : : TOTAL COLLECTION : : : : : EXCLUDING SPECIFIC TAX : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : : : : : : SPECIFIC TAX : ___________ : ___________ : ___________ : _______________ : : : : : : TOTAL GROSS COLLECTION : P___________ : P___________ : P___________ : P_______________ : : -------------------------------- : PART VI - FISCAL OPERATIONS INSTRUCTIONS AND GUIDELINES 1. This report shall be prepared by the Fiscal Operations Unit. 2. The following shall be submitted together with this report: a. Financial Report of Operations (BF 131) b. Financial Report of Operations, Breakdown of MOE - ( BF 131-A) c. Physical Report of Operations (BF 132) d. Quarterly Reports of Actual Cash Utilization (BF 134-A) - To be accomplished by the Disbursing Officer and submitted to the Fiscal Operations Unit. 3. For A and B: Accomplishment Reports and On Monitoring RTR Reports - Fill in the blanks properly with the number of times the report was accomplished. 4. For C and D: Monthly Reports Required and Quarterly Reports Attached - Put S if submitted. NS if not submitted and state reasons why. PART VI - FISCAL OPERATIONS REVENUE REGION ______ ATTACHMENT B For the Quarter Ending _______, 19___ ______________________ ________________ (Date) ___________________ Initial, Unit Head : -------------------------- : : ____, 19__ : _____, 19__ : ____, 19__ : TOTAL FOR : : (Month) : (Month) : (Month) :THE QUARTER : : -------------------------- : A. Accomplishments Reports : : : : : : : : : : 1. General Vouchers and payroll received, : : : : : journalized and indexed for validity for : : : : : expenditures. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 2. Term insurance and medicare remitted. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 3. Treasury Check Accounts Agency : : : : : (TCAA) prepared: : : : : : : : : : : a. Issued : _________ : __________ : _________ : _____________ : b. Released : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 4. Checks prepared and issued for all : : : : : claims accruing to the Region. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 5. Reports prepared on tax withheld : : : : : at source. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 6. Requests prepared for issuance of Cash : : : : : Disbursement Ceiling. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 7. Certifications issued for availability of : : : : : funds for all disbursement of the Region. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 8. Requests prepared for additional : : : : : allotments. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 9. Others (please certify) : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : B. On Monitoring RTR Reports : : : : : 1. Abstracts of collection reconciled with : : : : : original documents. : _________ : __________ : _________ : _____________ : : : : : : 2. Report of Collections - : : : : : : : : : : a. taped/verified/certified : _________ : __________ : _________ : _____________ : b. transmitted to the Accounting Division : _________ : __________ : _________ : _____________ : : -------------------------- : :--------------------------: : S if submitted : S if submitted : S if submitted : S if submitted : : NS if not sub- : NS if not sub- : NS if not sub- : NS if not sub- : : mitted : mitted : mitted : mitted : :--------------------------: C. Monthly Reports Required : : : : : 1. Report of Disbursement : : : : : 2. Report of TCAA Checks cancelled & issued : : : : : 3. Xerox copies of RTR casual payrolls duly : : : : : audited/deleted by Auditor, Regional Officer : : : : : 4. Report of Collections (Gen. Form 99) : : : : : : : : : : D. Quarterly Reports Attached : : : : : 1. Financial Reports of Operations (BF 131) : : : : : 2. Physical Report of Operations (BF 132) : : : : : 3. Quarterly Report of Actual Cash Utilization : : : : : (BF 134-A) : : : : : :--------------------------: